5 clés pour organiser et réussir vos apéros dinatoires, cocktails dinatoires et autres repas de groupe

Apéritif dinatoire, dîner d’entreprise, … Voilà les grands classiques des événements professionnels !

Partager un repas ou un cocktail dinatoire, c’est une manière de transmettre un message à vos convives, qu’il s’agisse de votre équipe, de clients, de fournisseurs ou partenaires.

Sachez aussi que les convives vont associer cette soirée à votre entreprise : chaque détail doit contribuer à leur bien-être.

Pour une soirée réussie, il ne suffit pas de se retrouver dans un espace de réception.
Il est souvent judicieux d’y associer un « temps fort », ce dont je vous parlerai un peu plus loin. C’est ce temps fort qui fera de l’événement un moment marquant.

Dans tous les cas, qu’il s’agisse d’un évènement teambuilding (apéro dinatoire, cocktail d’entreprise, …) pour rassembler votre équipe, ou d’un dîner client dans le but de fidéliser vos partenaires, prenez 5 minutes pour lire ces 5 idées-clés… Vous ferez de cet événement un moment réussi.

aperitif dinatoire entreprise

Vous souhaitez organiser un événement pour votre entreprise ? (cocktail ou apéritif dinatoire, dîner oenologique, … ). Alors contactez-moi sur [email protected], ou au 01 43 87 05 93. Renseignement/devis le jour même. Le COAM est la référence dans l’organisation des événements professionnels autour du vin.

Clé n° 1 : Définissez le type de réception

Plusieurs options s’offrent à vous : il peut s’agit d’un cocktail disposition debout, ou bien d’un dîner assis.

Le choix d’une ou l’autre option est souvent motivé par la taille du groupe et les relations entre chaque convive.
Le cocktail disposition debout est une option plus informelle que le dîner assis.

C’est une option idéale lorsque le groupe présente plus de 50/70 personnes : la disposition debout permet aux convives d’échanger plus spontanément, cela favorise les contacts avec l’ensemble des participants.

Je recommande également les soirées cocktails lors de certains évènements d’équipe. Le rythme plus dynamique de ce type de soirée est en effet particulièrement adapté aux échanges directs, lorsque les convives se connaissent bien.

Pour des groupes de taille inférieure, le dîner assis est une option bien adaptée. Le rythme plus lent favorise des échanges plus posés, ce qui fait du dîner une solution idéale lors des évènements clients ou fournisseurs.
D’autre part, le repas servi lors du dîner est aussi plus consistant d’un cocktail dînatoire !
C’est pourquoi un évènement avec des personnes extérieures à votre entreprise sera généralement plus adapté au cadre du dîner assis.

apero dinatoire

Mais les combinaisons dépendent de vous. Peut-être allez-vous préférer organiser un dîner assis pour 150 personnes, ou un cocktail dînatoire pour 14 convives. Dans tous les cas, la solution que vous retiendrez sera motivée par le public, et par le message que vous souhaitez transmettre.

Clé n° 2 : Choisissez un lieu adapté

Une fois le type de réception défini (cocktail ? dîner ? assis ? debout ?), la question du lieu s’impose.

Je recommande de prendre en compte 3 critères pour le sélectionner :

Critère n° 1 : Sa localisation

Dans certains cas, il est impératif de choisir un emplacement adapté aux convives : par exemple, à l’issue d’une réunion ou d’un séminaire, si vos convives doivent parcourir 30KM pour rejoindre le lieu de réception, leur 1ère impression ne sera pas forcément bonne ! Il vous faudra alors vous rattraper en choisissant le lieu idéal… puisque son accessibilité ne l’est pas.

cocktail entreprise

Vous pouvez aussi choisir de créer l’espace en organisant l’évènement au sein de vos locaux. Cette solution peut être judicieuse. Mais s’il s’agit d’un évènement pour votre équipe, je vous recommande de l’organiser en dehors de vos locaux.

Critère n° 2 : Sa capacité d’accueil

Il est primordial de séparer vos invités du reste des clients présents sur le lieu de réception, qu’il s’agisse d’un restaurant, d’un hôtel, ou de toute salle de réception.

Un salon privé est donc nécessaire. Sa capacité doit évidement être adaptée au groupe : ni trop petit (ça coule de source !), ni trop grand (un lieu trop spacieux pour votre évènement ne favorise pas une ambiance chaleureuse).

Si vous choisissez une disposition debout plutôt qu’un dîner assis, vous pourrez accueillir plus de convives dans le même espace, mais attention dans tous les cas à ne pas surcharger la salle de réception …

Critère n° 3 : La qualité du lieu et son confort

Votre image sera associée à celle du lieu que vous avez sélectionné. Soyez attentif au lieu, à sa décoration, à son histoire.
Enfin, le confort proposé par le lieu de réception sera fonction de votre évènement : Avez-vous besoin d’un parking à proximité ? Ou bien doit-il être à proximité d’un métro ? Avez-vous besoin d’un vestiaire ? D’une sonorisation ?

restaurant salon prive

Clé n° 3 : Choisissez un repas qui fera l’unanimité

Traiteur ou restaurateur ? Le choix s’impose généralement de lui-même en fonction du lieu de réception.

S’il s’agit d’un cocktail, n’expédiez pas le choix du traiteur. La qualité des mets, leur présentation, le service, … participent au message que vous transmettez.
Prenez le temps d’établir un petit cahier des charges, en terme de nombre de pièces par personne (8 à 10 pièces pour un en-cas, plus de 18-20 pièces pour un cocktail dînatoire). N’hésitez pas à demander le type de présentation prévue par le traiteur.

Lorsqu’il s’agit d’un restaurant, il faut la plupart du temps choisir un menu unique pour l’ensemble du groupe … ou bien transmettre à l’avance au restaurateur les choix des convives.

Dans le cas d’un choix unique, il est bien sûr recommandé de choisir des mets qui seront appréciés par la majorité.

repas restaurant groupe

Clé n° 4 : Prévoyez un évènement marquant

Par expérience, prévoir des évènements au cours du repas permet de lui donner du rythme, et d’en faire un moment vivant.

Par « évènement », j’entends tout ce qui constitue des temps forts de votre soirée.

En fonction de l’objectif de votre soirée, il peut s’agir d’une intervention du chef d’équipe, de remerciements aux participants, ou même, dans un thème plus ludique, d’une remise de lots, d’une animation ponctuelle, etc …

Je suis certes juge et parti, mais je considère qu’une animation œnologique (dégustation de vins commentée au cours du repas, mini cours d’œnologie, quiz autour du vin, …) est un choix idéal : le vin est un facteur de convivialité et d’échange, et se former à la dégustation du vin et aux accords mets et vins permet de mettre en valeur le repas proposé.

temps forts diner entreprise

Clé n° 5 : Pilotez efficacement l’organisation du dîner

Voici une petite check list pour mieux orchestrer votre soirée.

organiser diner enteprise

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